Digitalización

Escaneo y/o Digitalización

Nuestro Servicio de Escaneo y/o Digitalización es el proceso de conversión de un documento tangible en imágenes digitales que se pueden colocar en un dispositivo (servidor, disco duro externo) de la empresa o en la nube (internet), en la actualidad muchas empresas, independientemente de su tamaño o industria, se están ahogando en datos no estructurados y documentos en papel, sin poder convertirlos todos en información útil, accesible y de búsqueda inmediata. Concéntrese en su negocio principal mientras organizamos su contenido digital, escaneamos y capturamos documentos en papel y entregamos los datos digitalizados, donde luego podrá consultar sus documentos en forma ágil, reduciendo tiempos y costos, salvaguardando sus datos ante cualquier desastre o pérdida y aumentando su productividad.

A continuación le brindamos algunas Razones para Escanear y/o Digitalizar sus documentos

La primera razón proviene de una de las luchas continuas que enfrentan los equipos de administración, la incapacidad de escalar o responder rápidamente con las necesidades de la organización en búsqueda de información. Por ejemplo a los equipos de administrativos se les pide con frecuencia que “hagan más con menos”, y eso hace que sea realmente importante comprender cómo su equipo gasta su tiempo.

Un trabajador del conocimiento típico dedica, en promedio, 1 a 2 horas al día en buscar información (de acuerdo al rubro). Más de 9 horas a la semana. Esto significa que de cada cinco personas contratadas, solo cuatro están realmente haciendo su trabajo. ¿Imagina tener ese tiempo atrás? Piense en todas las cosas que usted y su equipo podrían lograr. Con todas las responsabilidades que está manejando, ¿cómo puede permitirse perder tanto tiempo tratando de encontrar papel?

¿Y si pudiera encontrar documentos en 30 segundos o menos?

Piense en eso … Imagine tener todos los documentos críticos para el negocio disponibles al alcance de su mano. Ahora imagine esos documentos en un entorno organizado y estructurado que permite obtener resultados específicos para que no pierda tiempo examinando páginas de resultados.

Almacenar documentos en papel en ambientes internos o externos ya sea en archivadores o mobiliario ocupa mucho espacio y esto tiene un costo determinado, pudiendo obviarse o utilizarlo en alguna área o personal que lo requiera. Por ejemplo, para archivar 250,000 a 350,000 documentos se requiere un aproximado de 85 m2, pero 350,000 imágenes digitalizadas entren en 05 Dvds, 01 USB, 01 carpeta de un Disco Duro Interno/Externo o un pequeño espacio en la nube, porque no sobrepasaría los 25 Gb de espacio. Evite estar inmerso en los archivadores y cajas de almacenamiento.

Un documento físico lo podría ver 01 ó 02 personas y a veces es necesario fotocopiar o imprimirse varias copias si son más, pero un documento digitalizado puede ser consultado por un grupo de personas de la empresa al mismo tiempo y en segundos, generando una colaboración idónea y si tiene varias sucursales o trabajadores en casa, puede ser compartido en línea (nube) de acuerdo con el criterio de le empresa.

El documento físico (cualquier tipo de papel) se deteriora con el tiempo, mientras que lo digital no es así, y también puede realizarse copias de seguridad (backups) permitiendo redundancia y mayor seguridad. Adicionalmente si existiera un desastre o siniestro su información siempre estaría salvaguardad en forma digital.

Evite o minimice imprimir papel, gastar tinta o tóner de impresora, fotocopias, etc… y colabore con el cuidado del planeta, en la actualidad existen muchas noticias en el mundo sobre el cambio climático, salvando árboles, la necesidad de dejar de usar papel se está volviendo cada vez más que una tendencia entre las empresas y se está convirtiendo en una parte integral de su flujo de trabajo organizacional.

¿Por qué contratar nuestros servicios?

Tecnología

Contamos con escáneres y software de última generación.

Profesionalismo

Nuestro personal es altamente capacitado y actualizándose constantemente.

Personal

Asignación de un especialista o grupo de trabajo de acuerdo a la envergadura.

Transporte

Movilidad para transporte de documentos si es requerido.

Mobiliario

Servicio brindado en su empresa o la nuestra, pudiendo brindar el mobiliario necesario.

Procesos Claros

Procesos claros y entendibles para la coordinación del servicio a brindar.

Calidad de Servicio

Precios competitivos y justos sin minimizar la calidad del servicio, creemos que esto es lo primordial para la fidelización de nuestros clientes en el tiempo.

Experiencia

Nuestra empresa tiene 19 años de vigencia con miles de clientes satisfechos en diferentes proyectos que avalan la solidez de nuestros servicios.

[ Y precios desde S/ 0.12 y S/ 0.10 según cantidad (no inc. igv) ]

¿Demasiados archivos? nosotros nos encargamos

Contamos con procesos claros y sencillos que se mencionan a continuación, y si se tuviera alguna duda, en la entrevista inicial de evaluación (sin costo) se lo absolveríamos:

La preparación de documentos es una parte crucial de los servicios de escaneo y/o digitalización de documentos. La preparación se completará como un proceso separado antes de escanear sus documentos. La preparación incluye, pero no se limita a:

  1. Retirar de los documentos los sujetadores, grapas, clips de carpeta o cualquier otro sujetador, cinta adhesiva o notas reposicionables seguras (como notas «post-it»).
  2. Los documentos doblados se enderezarán y las esquinas rasgadas se pegarán con cinta adhesiva.
  3. Clasificación de los documentos para una sencilla carga en los escáneres
  4. Identificación de los documentos poco legibles.

Esta parte de nuestros servicios de escaneo de documentos a veces se considera el “paso más importante”, asegurando que todos los documentos estén listos para ser escaneados, siempre asegurando que estén bien cuidados y recolocados luego a su sitio original.

El proceso de escaneo se realizará utilizando escáneres de alto volumen para este tipo de procesos, como son Fujitsu, Kodak, Canon, etc…, debido a su excelente calidad de salida, confiabilidad y para garantizar que no haya daños en los documentos. Todos los documentos se pueden escanear en formato imagen (jpg, tiff) y/o pdf.

Ordenamiento de sus imágenes digitales en la estructura idónea que garantice una recuperación futura eficiente de sus archivos.

Verificación de que los documentos brindados fueron escaneados en su totalidad e Informe de los documentos identificados poco legibles para un posterior proceso.

Carga de imágenes en su servidor, usb, disco duro interno/externo, la nube etc…, donde el cliente haya decidido guardar dicha información.

Compaginación manual de los archivos en sus sitios originales y entrega a su área de archivo.

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